ORGANIZAÇÃO e PLANEJAMENTO – são coisas diferentes! 

Acreditas que organização e planejamento é tudo a mesma coisa? Achas que as duas palavras são sinônimos? É bem comum existir uma certa confusão entre os dois conceitos porque ambos costumam ser utilizados sempre em conjunto.

Não dá para negar que organização e planejamento são assuntos correlatos e normalmente caminham lado a lado. Mas são sim conceitos diferentes e acredito que é importante saber exatamente qual é essa diferença para não fazer confusão na agenda.

Aliás, penso que uma forma de ilustrar essa distinção é exatamente a diferença entre agenda e planner. Já escrevi um texto especificamente sobre as diferenças entre agenda e planner que acredito que complementa muito bem este aqui. Vale a leitura!

Particularmente, minha escolha pessoal de ferramenta de organização e planejamento é o planner. Num planner posso colocar tanto informações organizadas como informações planejadas. Gosto muito de ter tudo numa ferramenta só!

Falando nisso, a ferramenta a ser utilizada provavelmente é a questão mais importante nesse contexto. Dependendo do objetivo, podem ser utilizadas ferramentas diferentes para organizar e planejar.

Qual a diferença entre organização e planejamento?

Gosto de usar a expressão “tenho que fazer” para falar de informações organizadas. Sempre que eu tenho que fazer algo, precisarei organizar esses itens, atividades ou compromissos numa ferramenta de organização.

Consultas médicas, reuniões de trabalho, aulas de um modo geral, compromissos com horário ou data pré-determinados são informações que precisam ser organizadas na agenda. Como essas atividades têm que acontecer num momento específico, o ideal é que estejam organizadas numa única ferramenta para que não haja sobreposição ou confusões de qualquer tipo.

Como amante dos planners, uso a parte da visão semanal para organizar esse tipo de compromisso. Meu planner possui a visão da semana em duas páginas (abertas lado a lado) e assim facilita a organização e visualização de todos os compromissos.

Usualmente usamos o verbo “agendar” para nos referirmos a itens assim. Vamos agendar um almoço ou tenho que agendar uma consulta no dentista. Assim, organização se refere a agendamentos com dia ou hora certa.

Planejamento é diferente de organização

Já para itens a serem planejados, gosto de usar a expressão “quero fazer”. Se eu quero fazer uma atividade física como corrida na rua, por exemplo, posso planejar fazê-la de manhã cedo. Se eu desejo praticar um instrumento musical, posso planejar um dia da semana para não cair no esquecimento.

A diferença é que se estiver chovendo no momento em que eu gostaria de correr, posso optar por fazer outra atividade física em casa, ou deixar para correr em outo momento. Se meu chefe marcar uma reunião para o dia em que eu pretendia praticar meu instrumento, posso estudar música em outro dia ou num horário mais tarde, por exemplo.

Deu para perceber a diferença? Informações organizadas são compromissos pré-determinados que, ao menos em princípio, não podem ser alterados ou são mais difíceis de serem mudados. Informações planejadas são fruto da minha vontade de querer realizar algo num momento mais adequado dentro das minhas possibilidades.

Posso planejar algo para segunda, mas precisar alterar esse planejamento por um motivo externo a minha vontade. Atividades planejadas podem ser realocadas de acordo com as prioridades que forem surgindo.

Informações organizadas X Informações planejadas

Essa distinção entre organização e planejamento é muito importante na hora do elaborar o planejamento semanal, por exemplo. É essencial saber se uma determinada atividade pode ser deslocada para outro horário ou não.

Já falei por aqui como faço o meu planejamento semanal e acho que ele é bem útil para mostrar, na prática, o porquê de ter essa diferença entre informações organizadas e informações planejadas em mente. Gosto de dividir meus dias no planner pelo meio. Na parte de baixo eu anoto as informações organizadas, com seu horário específico, quando houver.

Na parte de cima, primeiro eu anoto os compromissos que têm que ser feitos no próprio dia, mas também gosto de anotar atividades planejadas que eu gostaria de realizar no dia em questão. Com essa divisão, é fácil eu perceber se posso deslocar algum item quando surgir um novo compromisso.

Também utilizo as laterais da semana para anotar informações planejadas que eu desejo realizar durante a semana, sem ser em um dia específico. Elas ficam à vista na minha semana, mas sem ocupar um espaço num dia determinado da agenda. Algumas pessoas preferem usar cores diferentes para marcar essa distinção entre o que é organizado ou planejado.

No vídeo fica mais fácil de visualizar essa diferença, na prática. Olha só como é importante para mim ter essa diferença entre informações organizadas ou planejadas na organização da minha semana:

Diferenças conceituais entre organizar e planejar

Não acredito que seja fundamental utilizar com perfeição esses conceitos. No dia a dia, tanto faz chamar de organização ou planejamento. O importante é ter em mente que há sim compromissos de naturezas diferentes.

Especialmente quando for tomar uma decisão sobre qual atividade priorizar ou se há flexibilidade de horário e data para um item da agenda, é útil ter essa diferença em mente. Pelo menos para mim, ainda mais quando estou fazendo meu planejamento semanal, faz sentido pensar nisso.

Conta aqui nos comentários (ou no Instagram ou no Facebook) se achas que a separação desses conceitos faz sentido para ti? Esse post ficou claro? Se ficou alguma dúvida ou crítica, conversa comigo!